Làm thế nào để mô tả một quy trình kinh doanh

Video: Kĩ năng xây dựng quy trình trong doanh nghiệp (Intro) 2024, Tháng BảY

Gần đây, có một xu hướng của doanh nghiệp chuyển từ chức năng sang quản lý quy trình, liên quan đến vai trò của mô tả chính xác và chính thức hóa các quy trình kinh doanh đang tăng lên đáng kể. Chỉ khi hoàn thành những hành động này, chúng ta mới có thể nói về việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh như một phương tiện để tăng hiệu quả của doanh nghiệp.

Bạn sẽ cần

CASE - công cụ cho phép bạn chính thức hóa quy trình kinh doanh theo ký hiệu đồ họa.

Hướng dẫn sử dụng

Đầu tiên là xây dựng ngắn gọn và chính xác tên của quy trình được mô tả, có thể hiểu được và phản ánh bản chất chung của chuỗi các hành động tạo nên quy trình kinh doanh. Ví dụ, thay vì gắn Filing một ứng dụng để sản xuất một mặt hàng vào sản xuất và giám sát quá trình thực hiện của nó, thì nó đủ để đặt tên cho quy trình. Giám sát việc sản xuất sản phẩm. trình tự thực hiện của họ. Với sự phân chia như vậy, quy trình được mô tả sẽ là một quy trình cấp cao nhất. Mức độ chi tiết của quy trình cấp cao nhất có thể khác nhau, nhưng nó phải đủ để hiểu đối tượng sẽ sử dụng mô tả của bạn.

Có một số cách để mô tả một quy trình kinh doanh. Phổ biến nhất trong số đó là đồ họa, với sự trợ giúp của các sơ đồ được thực hiện theo các ký hiệu khác nhau (ký hiệu là một tập hợp các ký tự để chỉ một cái gì đó).

Các loại ký hiệu phổ biến nhất để mô tả các quy trình kinh doanh là IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), v.v.

Ví dụ, chúng ta hãy tập trung vào sơ đồ được thực hiện trong ký hiệu BPMN (Ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ) bằng công cụ PowerDesigner CASE (Hình 1). Các yếu tố chính trong sơ đồ là:

1. "Quá trình" (chức năng) - một hình chữ nhật được làm tròn ở các góc;

2. "Chuyển đổi" - một mũi tên kết nối các quá trình;

3. Giải pháp khác - một hình thoi chứa một câu hỏi chỉ có thể trả lời được với Có Có hay hay Không;

4. Điều kiện - biểu thức văn bản theo đó việc chuyển đổi từ chức năng này sang chức năng khác được thực hiện. Điều kiện luôn được đặt trong dấu ngoặc vuông. Đôi khi, nó rất hữu ích khi chia sơ đồ của bạn thành các rãnh theo dõi - các phần dọc hoặc ngang cho biết các đơn vị của doanh nghiệp hoặc nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện một chức năng cụ thể. Trong trường hợp này, biểu tượng của chức năng này phải nằm trong phần của nó. Ngoài các yếu tố được liệt kê, sơ đồ cũng có thể chứa danh sách dữ liệu là đầu vào hoặc đầu ra cho quá trình, cũng như các liên kết đến các quy tắc hoặc quy định theo đó chức năng này hoặc chức năng đó được thực hiện. Một ví dụ về mô tả quy trình kinh doanh "Kiểm soát sản xuất sản phẩm" được hiển thị trong Hình 1. Thật dễ dàng để nhận thấy rằng sơ đồ này rất giống với sơ đồ khối của thuật toán để giải quyết vấn đề.

Một mô tả đồ họa của quá trình cũng có thể được bổ sung bằng một mô tả văn bản về các hàm quy trình con của nó dưới dạng bảng chứa các cột sau: tên quy trình, đơn vị (chủ sở hữu quy trình), mô tả quy trình, kết quả thực hiện quy trình. Một ví dụ về mô tả như vậy được hiển thị trong Hình 2. Nếu dự kiến tối ưu hóa quy trình kinh doanh được mô tả, thì một cột cũng có thể được thêm vào bảng với một mô tả về những khó khăn hoặc bất lợi của các chức năng quy trình phụ hiện đang chạy.