Làm thế nào để hợp lý hóa hợp đồng cung cấp

Tài liệu của công ty nên được giữ theo thứ tự. Để bạn có thể dễ dàng tìm thấy hợp đồng cung cấp hàng hóa phù hợp giữa các giấy tờ kinh doanh khác, việc tạo ra một kệ hoặc thư mục riêng cho họ là điều đáng giá. Nhưng không chỉ có thế. Các hợp đồng cũng phải được sắp xếp hợp lý.

Hướng dẫn sử dụng

1

Tập hợp tất cả các hợp đồng bạn muốn đặt theo thứ tự và đánh giá chúng. Hãy chú ý đến tần suất họ được kết luận và với đối tác nào. Điều này sẽ giúp bạn chọn một cách để phân loại tài liệu.

2

Nếu có nhiều đối tác, một cách để sắp xếp các hợp đồng trước ngày ký kết là phù hợp hơn. Trong trường hợp khi trong một thời gian dài, các hợp đồng được ký kết với cùng các công ty, chúng có thể được nhóm thành một danh mục (thư mục) riêng biệt bởi các đối tác. Và trong một số trường hợp, chỉ cần sắp xếp các thỏa thuận theo thứ tự bảng chữ cái là đủ theo tên của các công ty đối tác.

3

Dù bạn chọn phương pháp nào, đừng quên rằng các thư mục đồ sộ rất bất tiện khi sử dụng. Xem lại các hợp đồng và loại bỏ khỏi đống chung đã hết hạn. Tạo một thư mục riêng cho họ. Các hợp đồng như vậy thường chỉ được áp dụng theo từng trường hợp, trong công việc hàng ngày chúng không bắt buộc.

4

Khi sắp xếp hợp đồng theo thứ tự thời gian, tuân thủ các nguyên tắc chung về duy trì và lưu trữ tài liệu. Trong các thư mục thường được sử dụng, các hợp đồng được ký kết gần đây được đặt lên hàng đầu. Dưới đây là các tài liệu với thời hạn sớm hơn. Khi nộp vào kho lưu trữ, ngược lại, đầu tiên nên được đặt lên hàng đầu, và hợp đồng cuối cùng được ký kết dưới đây.

5

Sử dụng các dấu hiệu, nhãn, dấu trang và các vật tư văn phòng khác để phân tách trực quan một danh mục với một danh mục khác. Hãy chắc chắn rằng các dấu phân cách này được tô sáng rõ ràng trong thư mục. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm các tài liệu cần thiết.

6

Sau khi tất cả các hợp đồng cung cấp hàng hóa được đặt trong một thư mục theo cách phù hợp, hãy chắc chắn biên dịch một sổ đăng ký tài liệu. Mang nó lên trang bìa hoặc đặt nó vào một thư mục trên đầu trang của tất cả các hợp đồng. Để lại dòng trống trong sổ đăng ký. Khi chèn một hợp đồng mới, nhập thông tin về nó trong sổ đăng ký.