Cách tổ chức giấy tờ

Thủ tục giấy tờ - làm việc với các tài liệu và tài liệu hỗ trợ cho việc quản lý trong tổ chức cụ thể này, được điều chỉnh bởi GOST R 51141-98 "Thủ tục giấy tờ và lưu trữ. Điều khoản và định nghĩa." Tổ chức công việc văn phòng là tổ chức đăng ký, lưu trữ và sử dụng các tài liệu đến, đi và nội bộ trong các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.

Hướng dẫn sử dụng

1

Khi tổ chức công việc văn thư, hãy xác định xem công ty, tổ chức của bạn, các đơn vị hoặc chi nhánh từ xa về mặt địa lý, hãy tính đến thực tế này và xem xét một cơ chế để tương tác với các đơn vị này. Hệ thống văn thư trong đó phải giống hệt với trụ sở chính để tránh các vấn đề trong quá trình đăng ký và giấy tờ.

2

Hãy suy nghĩ về những hình thức giấy tờ hiện có mà bạn sẽ sử dụng: tập trung, hỗn hợp hoặc phi tập trung. Sự lựa chọn của họ quyết định cấu trúc của doanh nghiệp (cho dù nó có các đơn vị từ xa về mặt địa lý) và các thiết bị kỹ thuật của dịch vụ quản lý văn phòng. Nếu dịch vụ này nhỏ và không được cung cấp về mặt kỹ thuật, thì một phần chức năng của nó được chuyển đến các đơn vị. Trong trường hợp này, giấy tờ hỗn hợp diễn ra. Trong trường hợp dịch vụ này được trang bị tất cả nhân sự, phần cứng và phần mềm cần thiết, thì hình thức lưu trữ hồ sơ này sẽ được tập trung.

3

Trong mỗi đơn vị cấu trúc, chọn một đơn vị nhân sự đặc biệt sẽ thực hiện các thủ tục giấy tờ. Nếu điều này là không thể, sau đó chỉ định một nhân viên khác sẽ kết hợp việc thực hiện các nhiệm vụ chính của mình với chức năng của nhân viên bán hàng.

4

Xác định số lượng và danh pháp của các trường hợp, sẽ bao gồm tất cả các tài liệu đến, đi và nội bộ. Nếu đây là những tài liệu từ một tổ chức (phụ huynh) cao hơn, thì chúng sẽ được đệ trình lên đầu để xem xét; tài liệu của các tổ chức cấp dưới nên được đệ trình để xem xét cho phó trưởng ban phụ trách làm việc với họ. Theo đó, kháng cáo của công dân - cho phó đó, người được giao nhiệm vụ làm việc với dân chúng.

5

Khi đã xác định được vòng tròn của các phóng viên, hãy tạo một bộ phân loại để bạn có thể xác định ngay nhóm tương ứng mà tài liệu này thuộc về. Ví dụ: gán mã 01 cho các cơ quan công quyền, mã 02 cho các chữ cái của tổ chức cao hơn, mã 03 cho nhà cung cấp, mã 04 cho khách hàng, v.v. Điều này sẽ giúp hợp lý hóa sự di chuyển của các tài liệu trong tổ chức.

6

Quyết định hình thức nào quy trình công việc sẽ được tiến hành - trong tạp chí hoặc thẻ. Cả hai hình thức được thực hiện trong các chương trình quản lý tài liệu điện tử đặc biệt. Nếu bạn vẫn có thể mua một chương trình như vậy, hãy sử dụng các tạp chí đăng ký tài liệu điện tử, chúng có thể được thực thi trong Excel.