Làm thế nào để thực hiện một cách tiếp cận quá trình

Bắt đầu thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng, tất cả chúng ta đều phải đối mặt với yêu cầu cơ bản của ISO 9001-2008 về việc áp dụng phương pháp quản lý quy trình của tổ chức. Việc thực hiện phương pháp tiếp cận quy trình sẽ đòi hỏi những nỗ lực đáng chú ý từ người quản lý tổ chức, nhưng hiệu quả của việc thực hiện này sẽ không được chú ý.

Bước đầu tiên là trình bày công việc của toàn bộ tổ chức dưới dạng tập hợp các loại hoạt động khác nhau để biến đổi kỳ vọng, nhu cầu và yêu cầu của khách hàng thành sản phẩm (dịch vụ) họ cần. Để tổ chức có thể làm việc hài hòa và dẫn đến kết quả mong muốn, tất cả các hoạt động của tổ chức phải được thể hiện dưới dạng các quy trình biến đổi đầu vào (nguyên liệu, thông tin, v.v.) thành đầu ra (sản phẩm, dịch vụ, thông tin được xử lý, v.v.).

Đối với mỗi quy trình được chọn, cần xác định nguồn lực nào (tiền tệ, vật chất, con người, v.v.) cần được cung cấp và đâu là kết quả cụ thể của từng quy trình. Về kết quả của quá trình, cần lưu ý rằng các yêu cầu đối với kết quả được đưa ra càng rõ ràng, nhân viên sẽ càng dễ dàng nhận ra mức độ đóng góp của họ cho các hoạt động của tổ chức và toàn bộ hệ thống quản lý tổ chức sẽ minh bạch hơn.

Để đảm bảo kiểm soát quy trình, chủ sở hữu quy trình được chỉ định. Chủ sở hữu của quy trình là người quản lý quy trình và chịu trách nhiệm đạt được kết quả mong muốn của quy trình.

Để đảm bảo khả năng cải tiến liên tục các hoạt động của tổ chức, cần phải cung cấp trước khả năng tích lũy và phân tích dữ liệu có hệ thống về hiệu lực và hiệu quả của các quy trình.

Sau khi phần phương pháp luận của công việc thực hiện phương pháp tiếp cận được hoàn thành, bạn có thể bắt đầu các bước thực tế. Trước hết, cần tiến hành các cuộc họp ngắn gọn phù hợp của nhân viên về cách tiếp cận quy trình, đưa ra các yêu cầu cho kết quả của các quy trình, đảm bảo rằng nhân viên hiểu được mối quan hệ của tất cả các quy trình của tổ chức và tầm quan trọng của từng quy trình trong kết quả chung của tổ chức.

Để đảm bảo sự tham gia của nhân sự vào quá trình cải tiến liên tục các hoạt động của tổ chức, cần phải xây dựng một hệ thống động lực nhân sự phù hợp trước, nhằm mục đích nhân sự đạt được kết quả quy trình cần thiết.