Cách thực hiện một hệ thống chất lượng quản lý
Sự hiện diện của một hệ thống quản lý chất lượng ngày nay là một minh chứng cho sự ổn định và độ tin cậy của công ty. Việc thực hiện của nó cho phép bạn tăng khả năng quản lý và khả năng cạnh tranh, cũng như giảm chi phí.
Bạn sẽ cần
- - "Chính sách chất lượng";
- - "Hướng dẫn chất lượng";
- - "Thủ tục tài liệu toàn hệ thống";
- - một chương trình tuân thủ "Chính sách chất lượng";
- - tài liệu quy định quản lý các quy trình kinh doanh trong công ty;
- - nhân viên được đào tạo và đào tạo.
Hướng dẫn sử dụng
1
Hệ thống quản lý chất lượng - một chỉ số về độ tin cậy của công ty và khả năng sản xuất sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Mục đích của việc thực hiện hệ thống là để loại bỏ các lỗi có thể xảy ra trong công việc của nhân sự, kết quả có thể là một cuộc hôn nhân. Quy trình thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng rất linh hoạt và đa giai đoạn và đòi hỏi một thời gian dài để thực hiện (lên đến 1, 5 năm).
2
Việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng bắt đầu bằng quyết định của ban quản lý về sự phù hợp của việc khởi xướng quy trình này. Ở cấp độ quản lý cấp cao, các mục tiêu xây dựng một hệ thống được phát triển, cũng như các bước chiến thuật cụ thể để đạt được chúng. Tất cả điều này phải được ghi lại dưới dạng đơn đặt hàng và tài liệu chiến lược. Một trong những điều quan trọng nhất là "Chính sách chất lượng", ở dạng dễ tiếp cận và ngắn gọn nên chứa các nguyên tắc chính mà hệ thống chất lượng sẽ dựa vào. Họ nên phù hợp với các ưu tiên của công ty và dựa trên các giá trị của nó.
3
Ở bước tiếp theo, cần truyền đạt quyết định về việc tạo ra hệ thống cho nhân viên, cũng như biện minh cho anh ta về tầm quan trọng của thủ tục này. Tất cả nhân viên dưới sự chỉ đạo của người có trách nhiệm trong công ty nên nghiên cứu lý thuyết quản lý, cũng như các tiêu chuẩn ISO cơ bản. Năng lực của nhân sự, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết của họ trong khuôn khổ hệ thống quản lý chất lượng được đặc biệt chú ý.
4
Tiếp theo, bạn cần so sánh tình trạng hiện tại trong công ty và các yêu cầu đối với tiêu chuẩn ISO. Điều này có thể được thực hiện bằng cách phỏng vấn và đặt câu hỏi cho nhân viên của công ty. Kết quả phải là một báo cáo trong đó sẽ có chỉ dẫn về cách thực hiện các yêu cầu cụ thể của tiêu chuẩn và những gì cần thiết để phấn đấu. Báo cáo cần đặc biệt chú ý đến tình trạng hiện tại: các quy trình chính và phụ của công ty, các quy trình kinh doanh quan trọng nhất, sự sẵn có của các quy định có liên quan, cũng như phân phối trách nhiệm và quyền hạn giữa người và phòng ban. Kết quả của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng phải là loại bỏ mâu thuẫn giữa tình trạng hiện tại và tình trạng cần thiết.
5
Việc thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng là không thể nếu không có chương trình dự án. Nó nên chứa một mô tả về các giai đoạn của thủ tục, một danh sách những người chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn, cũng như phân bổ ngân sách. Sau này bao gồm các chi phí trả cho các dịch vụ của tư vấn bên ngoài, chi phí đào tạo nhân viên, cũng như cái giá phải trả cho việc đánh lạc hướng quản lý khỏi công việc chính. Chương trình kết luận với các tiêu chí theo đó quản lý sẽ xác định liệu họ có quản lý để đạt được mục tiêu hay không (ví dụ: tỷ lệ từ chối, sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ hoàn vốn).
6
Các tiêu chuẩn hệ thống ISO yêu cầu tất cả các quy trình kinh doanh của công ty phải được ghi lại. Ban đầu, trên cơ sở "Chính sách chất lượng", "Hướng dẫn chất lượng" được chuẩn bị. Tài liệu này chứa mô tả về các lĩnh vực trách nhiệm, yêu cầu đối với bộ phận chất lượng, thuật toán quản lý tài liệu, quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại. Một nhóm tài liệu khác được gọi là "Thủ tục tài liệu toàn hệ thống." Theo tiêu chuẩn, 6 quy trình chính cần được quy định. Đây là quản lý tài liệu, dữ liệu, kiểm toán, kết hôn, các biện pháp sửa chữa sự không phù hợp và ngăn ngừa sự không nhất quán. Cuối cùng, nhóm tài liệu tiếp theo nên mô tả các quy tắc để lập kế hoạch hiệu quả và thực hiện các quy trình quản lý của họ.
7
Sau khi tất cả các quy trình kinh doanh đã được chuẩn hóa, cần phải bắt đầu vận hành thử nghiệm hệ thống. Bạn có thể bắt đầu các quy trình dần dần, ví dụ, bằng cách bắt đầu hoạt động thử nghiệm tại bộ phận cung ứng, sau đó đến bộ phận bán hàng. Hoạt động thí điểm cần được đi kèm với kiểm toán nội bộ hệ thống quản lý để xác định điểm mạnh và điểm yếu. Trong quá trình kiểm toán, cần so sánh các chỉ số định lượng về chất lượng và các thông số lý tưởng cần phải phấn đấu. Tất cả các sai lệch phải được ghi lại và điều chỉnh theo kết quả công việc của nhân viên.
8
Bước cuối cùng là chứng nhận của QMS. Để làm điều này, bạn cần nộp đơn cho tổ chức chứng nhận, đính kèm với tất cả các tài liệu quy định đã được chuẩn bị, một biểu đồ về cấu trúc tổ chức của công ty và danh sách các khách hàng quan trọng của công ty. Sau khi kiểm tra các tài liệu được gửi và xác minh hệ thống chất lượng trực tiếp tại doanh nghiệp, trung tâm chứng nhận đã đưa ra một giao thức phản ánh tất cả các khác biệt. Theo kết quả của nó, công ty phải loại bỏ tất cả các ý kiến trong một thời gian giới hạn và cung cấp kết quả điều chỉnh. Nếu sự khác biệt được giải quyết, một chứng chỉ được trao cho công ty. Mất khoảng một tháng để hoàn thành nó.
9
Sau khi công ty vượt qua chứng nhận, công việc cải thiện hệ thống quản lý chất lượng không nên dừng lại. Hơn nữa, cơ quan chứng nhận phải định kỳ tiến hành kiểm toán lại. Mục tiêu của họ là xác nhận rằng công ty không ngừng cải thiện hệ thống quản lý của riêng mình.
Chú ý
Trong thực tế, việc thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng có thể gặp một số khó khăn. Đây là sự từ chối các quyết định của nhân viên, phá vỡ niềm tin giữa nhân sự và các bộ phận khác nhau, thiếu hiểu biết về các mục tiêu chung, trình độ văn hóa sản xuất thấp, v.v.
Lời khuyên hữu ích
Việc lựa chọn một tổ chức chứng nhận nên dựa trên các mục tiêu của công ty. Nếu cô ấy dự định chỉ làm việc với khách hàng Nga, thì bạn có thể liên hệ với tổ chức chứng nhận trong nước. Trong khi đó các đối tác quốc tế có thể yêu cầu kết luận của một cơ quan chứng nhận phương Tây có uy tín.
